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上班族该如何提高工作效率?堤防这些效率杀手

2020-09-16 17:39:39
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不少职场人都在抱怨:事情做不完,总是加班,不知何时是个头,造成忙碌且工作堆积的原因其实很多,有可能是工作多,难度高。


但如果你发现只有自己每天在加班加点,而身边同事却看上去轻松得多时,你是否有想过,可能不是你不够努力,而是你不够有效率?




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工作中,最容易被忽略的4大效率杀手


1、 通讯类软件,将时间碎片化


不知你是否有过这样的体验?


早晨到公司,刚忙了十分钟,一位同事就发消息过来:这个数据是不是不太对?你检查一下。又过了几分钟,另一个同事:“今天中午吃点啥?我看楼下新开了一家店感觉还挺好…”


思路被这样的问句一再打断,当你恢复到工作中的时候已经是晌午了。


据统计,对于上班族来说,8小时的上班时间,实际用于工作的仅有3个小时,其余大量时间都被浪费在了回复社交、浏览新闻上了。


即时通讯在为我们带来前所未有的便利的同时,也成为了我们低效工作的头号陷阱。


让我们感觉这一天下来,看似好像做了很多事,但其实除了回复领导和客户:“好的,收到”以外,什么都没做。


2、习惯性拖延,造成工作堆砌


现在大部分的职场生活简直就是大型的拖延症晚期现场,明明只要动手就能解决的活,偏要拖到截止时间才匆匆完成。


这样做的后果,带来的便是工作的大量堆积,导致的无法按时下班,甚至还会演变成带回家熬夜赶工的局面。


而且,工作事宜往往都是由多环节合作完成的,一个人的拖延,会影响到整个公司和团队的运转,导致效率低下。


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3、过度完美主义,工作迟迟无法开展


曾有过这样的一段“加班”的经历:


公司接到一个重要活动展会,作为负责人我需要在一周时间内提交一份计划书。我花了很多精力去搜集和整理资料、琢磨流程,最终五天时间很快过去,文档上却只有“XX活动企划案”这几个字。


一旦被完美主义附身,就会因为觉得自己准备不充分,所以没完没了地准备着,而这种情况的发生一半代表的不是更出色的成品,而是工作迟迟无法展开的结局。


4、害怕麻烦心理,不懂得借他人之力


很多职场人对待领导分配下来的工作任务,明明心里有很多问号,却迟迟不好意思询问,愣是硬着头皮自己琢磨。


同事小李就是这样的例子,他连续花了好几个通宵,做出的一份报价单,今天却发现,原来同事那边早就有现成的模板可以拿来用,而里面的内容只需做几个简单数据的修改即可,这差点没让小李吐出一口老血来。




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如何摆脱低效陷阱?


1、每日坚持对当下工作进行优先排序


曾看过这样一个典故:美国的内伯利恒钢铁公司总裁,忙到没有时间睡觉来处理公司的事,但还是走到了要破产的地步,于是他向效率大师艾维利求助。


艾维利拿出一张白纸,要求其写下第二天要做的全部事情,几分钟后,白纸上就写下了几十项总裁先生要做的工作。


艾维利要求他按事情的重要顺序,从“1”到“6”标出六件最重要的事情,并告诉他:“每天一开始,你要全力以赴将标号为1的事情做好,然后再全力以赴的做标号为2的事,依次类推…”


艾维利还要求他将此法推行至所有的高管人员甚至是员工。


一年后,公司竟然真的摆脱了危机,一跃成为美国最大的独立钢铁厂。


当你陷入低效忙碌的里陷阱时,不妨就试试艾维利的“6件事法则”,保证自己每时每刻都做当下最重要的事,你会发现你能更容易地就找到属于自己的时间。


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2、给自己一段完整的时间,锁死目标


别把每一分每一秒都拿来工作,才是对时间最大化的利用。因为任何事在开始时都需要一个“启动时间”,时间的碎片化就会导致时间浪费。


许多时候,在工作中,虽然都做了大概的工作计划,也锁定了目标,但在完成的过程中,有许多未知的变数,比如朋友突然打来电话......


因此,光是锁定目标可能还不够,我们必须尽可能地锁死目标。


利用番茄工作法原则,退出微信,打开飞行模式,为自己设置一段时间保持专注。


3、增强时间管理的透明度


朋友小丽曾经抱怨说:公司领导总会临时加塞工作,忙一件事刚到重要的部分,领导就会让她去打印个文件,找个数据等等,导致自己的工作总无法按时完成。


后来,她尝试每天下班前,向领导做工作报告,其中就列出了次日的工作计划,如上午需要花大约1小时进行费用提交,下午一点需要和顾客进行业务对接......


这之后,领导就开始有意识地将工作中的临时加塞,变为有计划地提前安排,小丽就这样有效地控制了临时加工作情况的发生。


增强时间管控的透明度,及时共享自己的时间管理计划,能将其他成员的影响减弱到最小。


最后,希望大家都能远离这些低效率陷阱,将时间花在刀刃上,做个高效率的职场人。


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